奨学金受給関係手続き
グローバルラーニングセンター/留学生課が担当する海外留学支援奨学金等受給者対象情報
担当窓口
奨学金に係る手続きについて、原則としてすべての確認・提出・問い合わせは、在籍する学部・研究科の担当係にご連絡ください。
提出書類の確認・書類様式のダウンロードおよびプログラム関係手続きはこちら
対象奨学金
| 略記 | 奨学金名称 |
|---|---|
| グローバル萩 | 東北大学基金グローバル萩海外留学奨励賞 |
| トビタテ | 官民協働奨学金制度トビタテ！留学JAPAN日本代表プログラム |
| JASSO | 日本学生支援機構 海外留学支援制度（協定派遣） |
銀行口座登録
奨学金は、本学から奨学金受給者本人名義の国内普通預金口座に振り込みます。
※ 現在または過去（現在在籍する課程の開始後）に、本学から謝金等を受け取るために口座を登録済みの場合
- 登録済みの口座と異なる口座への振り込みを希望する場合： 新たに登録手続きを行ってください。
- 登録済みの口座での受給を希望する場合： 登録不要です。担当者にその旨申し出てください。
※ 海外で開設した口座への海外送金はできません。
| 提出物 |
● 銀行振込依頼書
● 銀行通帳又はATMカードの写し ※通帳の場合、名義人（カタカナ）及び口座番号がわかる頁 |
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|---|---|---|
| 提出期限 | JASSO | 留学開始月の前月上旬～中旬 ※所属部局担当係に確認 |
| JASSO以外 | 採用通知時に連絡 | |
受給証明書
査証取得や等のために証明書の発行を希望する場合は、以下のとおり申請書を提出してください。
| 申請方法 | 奨学金受給証明書発行願を留学生課に提出 |
|---|---|
| 提出期限 | 受領希望日の営業7日前 |
| 受領方法 | 留学生課での受け取り、学内便又は郵送での返送を選択できます。 |
| 備考 |
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JASSO奨学金受給(予定)の場合
日本学生支援機構から、登録した留学情報の承認連絡が届くまで（通常留学開始日の前月末頃）は、奨学金受給証明書を発行できません。希望者には、奨学金受給見込証明書を発行することができます。奨学金受給見込証明書を有効とみなすかどうかは提出先機関に確認してください。
支給期間
奨学金支給の対象となるのは、留学先機関にてプログラムに参加する期間です。必ずしも渡航日から帰国日とは一致しません。
また、奨学金の種類や年度によって、支給対象期間の算出方法が異なりますので、各自支給対象期間を十分に確認してください。
奨学金(月額)の支給
留学期間（渡航日～帰国日）のうち、奨学金支給対象期間は、月毎に留学先機関での在籍を確認をしたうえで、1ヵ月分ごとに振り込みます。以下のとおり留学先機関の担当者に在籍確認書に署名をもらい提出してください。また、使用する在籍確認様式は、奨学金の種類や年度により異なるため、十分に確認してください。
| 項目 | JASSO※1 | トビタテ | グローバル萩 |
|---|---|---|---|
| 提出物 在籍確認様式 |
・在籍報告書（派遣学生用） 【様式C-2】 ・在籍報告書（派遣先機関用） 【様式C-3】※2 |
月次在籍証明書（様式B-2）※3 | グローバル萩海外留学奨励賞在籍報告書（学内様式）※4 |
| 提出方法 | 【様式C-2】・・・ファイル（エクセル）をメールに添付 【様式C-3】・・・スキャナで取り込み（又は撮影）、PDF（又は画像ファイル）をメールに添付 |
スキャナで取り込み（又は撮影）、PDF（又は画像ファイル）をメールに添付 | ファイル（エクセル）をメールに添付 |
| 提出期限 | 原則として毎月1～4日※5（最初の支給対象月及び1月は別途確認） | ||
| 奨学金振込時期 | 支給対象月下旬～翌月初旬頃 | ||
※1 JASSO奨学金を受給する国際共同学位取得支援制度受給者及び月額奨学金をJASSOから受給するグローバル萩受賞者を含む。
※2 様式C-3は最初の支給対象月のみ提出。
※3 月次在籍証明書の原本は、帰国後に本学に提出するので、捨てずに保管し、全て持ち帰ること。
※4 月額奨学金をグローバル萩から受給している場合のみ。
※5 所属部局で締切日を設定している場合があるため、所属部局担当係に確認すること。
「留学先機関の担当者」とは
留学先機関における指導教員又は留学担当者（本学の留学生課や各学部・研究科教務係又は国際交流室等にあたる部署の係員等）とします。
※ 在籍管理の観点から毎月同じ者であることが望ましいですが、不在の場合は別の担当者でも可
※ 履修する授業の担当教員（授業以外での指導を受けない場合）は不可
留学先を一時不在にする場合の取り扱い
| トビタテ | 支給対象月のうち、15日間以上留学先に滞在し、在籍確認書に担当者が署名する月については支給する。 |
|---|---|
| トビタテ以外 | 支給対象月のうち、1日以上留学先に滞在する月については支給する。 【JASSO平成29年度採用者のみ】 支給対象月のうち、少なくとも連続した8日以上留学先に滞在する月については支給する。 |
※心身の不調、親族の不幸、テロ・自然災害等でやむを得ず一時帰国する場合、また、留学開始月・修了月は、取り扱いが異なる場合があります。
注意事項
以下の場合には、在籍確認書を再提出していただきます。
再提出となった場合は、新たに作成してください。修正ペンや二重線等による修正は認めません。
また、再提出となった場合は支給手続きを一時停止しますので、奨学金の振り込みが遅れる場合があります。なお、在籍が確認できない場合は、奨学金を支給しません。
- 提出日や署名日付が在籍確認月と異なっている場合 （例： 4月分の在籍報告書なのに、署名日が3月付）
※奨学金支給対象月が2回（月）以上あり、留学開始日が月末の場合等で、留学期間担当者の署名がやむを得ず翌月になる場合を除く。
- 在籍報告書のデータ（PDF・画像）が不鮮明で記載事項の判別が難しい場合
- 留学先機関の担当者の署名取得に不正（例： 署名画像の使用、本人または第3者の代筆等）が疑われる場合
悪質な不正が疑われる又は判明し、本学又は奨学金支給機関が受給者として相応しくないと判断した場合は、採用の取り消し又は支給済み奨学金の返納となる可能性があります。
留学計画の変更
留学先機関や留学期間等に変更が生じた場合は、速やかに以下のとおり手続きを行ってください。
変更内容によっては、再審査が必要となり、場合によっては変更が認められない（受給資格喪失）となる場合があります。また、変更が認められた場合でも、審査期間中の支給一時停止等により受給が遅れる場合がありますので注意いしてください。
| 提出物 | トビタテ | 所属部局担当係に連絡し、指示を仰ぐこと。 |
|---|---|---|
| トビタテ以外 | 留学計画変更申請書 | |
| 提出期限 | 随時（決まり次第速やかに） | |
奨学金の辞退
他の経済支援の受給や留学計画等の変更等により受給資格を失う場合は、必ず辞退の申請を行ってください。
| 提出物 | 辞退届 |
|---|---|
| 提出期限 | 随時（決まり次第速やかに） |
該当事例
- 奨学金の採用が決まっていたが、留学自体を取りやめることになり、奨学金の全額を辞退する。
- グローバル萩を受賞したが、トビタテに採用されたためグローバル萩の全額を辞退する。 ※受賞歴はそのままで奨学金の受給のみ辞退となる。