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東北大学グローバルラーニングセンター GLOBAL LEARNING CENTER, TOHOKU UNIVERSITY

プログラム参加関係手続き

グローバルラーニングセンター/留学生課が担当する海外留学プログラム参加者対象情報


提出書類の確認・書類様式のダウンロードおよび奨学金関係手続きはこちら


対象プログラム

このページでは、以下の対象プログラムに係る手続きについてご案内しています。
対象プログラム以外のプログラムに関する手続きは以下と異なる場合がありますので、担当教職員の指示に従ってください。

略記略号プログラム名称
交換留学交換 大学間交流協定に基づく交換留学
COLABS-SMCOL COLABS セメスター型
COLABS-IN COLABS 短期集中型
COLABS-WS COLABS ワークショップ型
UCBUCB カリフォルニア大学バークレー校大学院生派遣プログラム
DDPDDP ダブルディグリープログラム（EC、INSA Lyon、KTH）
JEPJEP 共同教育プログラム（清華）

渡航準備

査証（ビザ）の取得

留学先の国・地域によっては、留学生として滞在するために査証（ビザ）等の滞在許可が求められる場合があります。 予め査証の必要性の有無・種類や手続き方法等を確認し、遺漏なく手続きを行ってください。申請書類や発給までにかかる期間等は国・地域により異なります。
例えばアメリカの大学への交換留学予定者は、留学先機関からの受入れ関係書類（I-20等）を持参のうえ、大使館での面接（要事前予約）が必要です。充分余裕を持って準備してください。

＜注意事項＞

  • 査証は外国政府が発行するものであり、東北大学では査証の発給に係るお問い合わせには回答しかねます。
  • 手続きは予告なく変更になる場合がありますので、過去に滞在した人の話を鵜呑みにせず、必ず各自で滞在先国・地域の公式HP等で確認してください。
  • 外国籍の場合、日本人と手続きが異なりより時間がかかる場合が多いため、注意してください。

    • パスポート

    査証や留学希望大学への申請にあたり、パスポート（写し）の提出を求められることがあります。 学内選考合格時点でパスポートを取得していない場合は、留学希望大学への提出期限によらず、速やかに申請手続きを行いましょう。 また、申請において有効期限までに一定期間以上あることが求められる場合がありますので、既に持っている場合でも有効期限を確認し、必要に応じて更新手続きを行ってください。

    宮城県庁＞パスポート申請案内


    銀行口座の残高証明

    査証や留学希望大学への申請にあたり、経済能力を証明する文書として、銀行口座の残高証明書の提出を求められることがあります。 銀行等へ発行を依頼する際には、留学先の通貨に換算した額が記載され、かつ英語表記による証明書の発行を依頼してください。 銀行によっては発行に時間がかかる場合があるため予め確認しておきましょう。

    その他

    在外選挙人名簿登録への出国時申請として、「在留届」の提出対象者（＝外国に住所または居住を定めて3か月以上滞在する日本人）は、国外への転出届を提出する際に、市区町村の窓口でも在学選挙人名簿への登録を申請することが出来ます。申請は任意ですが、詳細は総務省HP、及び自身の居住する日本の市区町村の窓口で確認してください。


    入学準備

    入学手続き

    学内選考に合格し留学が内定した方は、留学先への入学（受入れ）手続きを行います。留学先によって提出書類や提出期限が異なりますので注意してください。
    留学先機関からの入学手続き案内が届き次第、随時留学生課から直接メールでお知らせしますので見落とさないように注意してください。

    ＜注意事項＞

    • 「条件付き合格」の交換留学予定者は、別途お知らせする期日までに、条件を満たしたことが分かる書類等（例：スコアシートの写し）をISTU上に提出する必要があります。
    • COLABSでは、セメスター型で大学間協定校へ留学する・かつ交換留学生として受け入れられる場合を除き留学生課は手続きを介しません。各自で申請方法・期日を確認して手続きを進めてください。
    • 留学希望大学によっては、語学能力や成績等の資格要件が備わっている場合でも必ずしも受入れが認められない場合があります。この場合、他大学等への留学希望の有無について留学生課より確認の連絡します。

    授業履修に係る書類への署名

    留学希望大学への申請にあたり、留学希望大学における授業選択に係る書類（Learning Agreement）の提出を求められることがあります。
    この書類には、本学の担当者の署名を求められることがありますが、授業選択については、帰国後の単位認定等に関わる可能性があることから、 グローバルラーニングセンター（留学生課）ではなく、所属部局担当係に相談し署名を依頼してください。

    また、東北大学での単位互換・認定については、在籍する学部・研究科において基準が異なるため、留学開始前に必ず各学部・研究科の担当係に確認してください。「事前確認シート」を用いた手続きが可能かも併せて確認するといいでしょう。


    本学担当者証明欄への署名

    留学希望大学への申請にあたり、留学候補者が留学の申請を行うことについて、本学担当者（coordinator）による申請書類への確認の署名が求められることがあります。 該当する欄がある場合は、以下の部署に相談し署名を依頼してください。

    Institutional Coordinatorの場合： 留学生課海外留学係
    Departmental Coordinatorの場合： 所属部局の担当教職員


    受入許可書の受領（受け入れの決定）

    留学希望大学から受入許可書（Letter of Acceptance/Admission）を受領した時点で、留学が決定します（COLABS-WS,INを除く）。 受入許可書は、留学生課または参加者本人宛にメールまたは郵送で送付されます。 留学生課を介さず直接受け取った場合には、受入許可書の写しを留学生課まで提出してください。 留学生課で受領した場合は、所属部局を通じて本人にお渡します。

    ＜注意事項＞

    • COLABSの短期集中型及びワークショップ型に関しては、留学期間が短いため訪問者としての受入れになることが多く、ほとんどの場合で受入許可書が発行されません。

    留学中の取り扱い

    本学における留学中の学籍

    留学予定期間が数ヶ月以上となる場合は、留学期間中の本学における学籍は原則として「在学」から「留学」に変更（学籍異動）し、留学先大学、留学期間、連絡先等を届け出てください。 留学プログラム毎の学籍異動の取り扱いや提出物・期限は各学部・研究科により異なりますので、留学が決まり次第所属部局担当係に確認してください。


    本学における留学中の授業料

    海外留学プログラムに参加する場合、留学期間中も本学に在籍するため、授業料を納入する必要があります。 留学期間中に授業料の納入（口座引き落とし）や免除申請の時期が含まれる場合は、必要に応じて留学前に手続き等について確認するなどし対応してください。

    オリエンテーション

    グローバルラーニングセンター（留学生課）では、各プログラムの参加予定者を対象にオリエンテーションを1～3回行っています。 参加は義務なので、必ず出席してください。就職活動や課外活動等の個人的な事情による不参加は原則として認められません。 授業・研究等でやむを得ず参加できない場合は、必ず事前に留学生課に連絡して指示を仰いでください。 日程・会場・内容はプログラムにより異なるので、詳細が決定次第プログラム参加者毎に随時お知らせします。

    危機管理

    海外留学保険

    海外で病気・怪我をしてしまった場合、一般的に日本よりも医療費が高額になります。そのため、留学中の万一の事故・病気・ケガ等に対応するために、必ず渡航から帰国までの全期間、学研災付帯 海学留学保険（付帯海学）に加入し、契約書の写しを「出発届」に添付して渡航3週間前までに留学生課宛に提出していただきます。 ※出発届については「各種届出・書類の提出」を参照してください。

    ＜注意事項＞

    • 付帯海学の加入方法は、自身の部局の教務等担当係に確認してください。また、加入に際しては補償内容をよく確認するとともに、補償内容について保護者と情報を共有してください。留学先大学等によっては、別途現地での特定の保険への加入を義務付けている場合がありますので、留学先大学の指示に従ってください。この場合でも付帯海学への加入は免除されません。
    • 付帯海学の加入料及びその他保険料は学生の自己負担です。

      • 【参考リンク】付帯海学に関する本学のウェブサイト掲載情報

      ※付帯海学の詳細に関する問い合わせ先は以下のとおりです。
      東北大学 教育・学生支援部学生支援課生活支援係（教育・学生総合支援センター③番窓口）
      TEL 022-795-7766

    在留届・たびレジ

    渡航が決まり次第、「たびレジ」に登録するようにしてください。また、「在留届」は留学先での住所が決まり次第、必ず提出してください。

    　 　 　 　
    システム在留届たびレジ
    概要 在外日本公館（大使館等）が有事（災害、テロ、事件・事故等）が発生した際に、居住者への安否確認、救援活動、連絡を行うための基礎資料となるもので、海外に3ヶ月以上滞在予定の場合、法律により提出が義務づけられています。 短期での海外渡航予定者を対象とした、渡航先の国・地域で事故や事件が発生した場合の緊急連絡サービスです。
    留学予定期間3ヶ月以上3ヶ月未満
    提出時期留学先での住所が決まり、居住開始次第渡航前
    提出方法

    その他の留意事項

    以下を参照し、予め緊急時の連絡体制や留学先で気を付けるべきことなどを確認してください。

    東北大学のためのセーフティ・ハンドブック

    各種届出・書類の提出

    参加者は、参加するプログラム及び受給する奨学金に係る留学前・中・後の手続きについて予め内容・時期・提出先を確認し、適宜書類・届出・報告等を行ってください。

    留学に係る手続き＞提出書類（様式集）

    留学の変更・中止

    留学計画の変更

    応募書類提出後に留学先機関や留学期間・時期の変更を希望する場合は、「留学計画変更申請書」を提出してください。（派遣交換留学の場合、提出の前に必ず地域担当教員に相談が必要です。） 学内選考後に留学先機関を変更する場合は、再審査の対象となり、正当な理由がなければ変更を認めない場合があります。


    留学の取り止め（辞退）・中止

    やむを得ない事情等により留学を辞退・中止する場合は、「辞退届」を作成し提出してください。（派遣交換留学の場合、提出の前に必ず地域担当教員に相談が必要です。） 辞退・中止にあたっては申請にあたっての関係者（推薦者、保証人、東北大学の指導教員、留学先大学における指導教員等）に対して 留学を辞退・中止する旨を事前に連絡し了承を得てください。必要に応じて、面談等を行う場合もあります。


    その他の変更等

    上記の変更・辞退・中止以外で変更等が生じる可能性がある場合は、速やかに留学生課に相談してください。

    お問い合わせフォーム

    合格の取り消し

    学内選考に合格した場合でも、以下に該当する場合は合格を取り消し、本学からの派遣を中止します。

    • 留学希望大学からの受け入れ許可が得られなかったとき
    • 留学希望大学への書類提出時までに応募資格を満たす見込みがないとき
    • 学内選考において、一定の条件を付されて合格したにも関わらず、留学開始時期までにその条件を満たすことが出来ないと判明したとき。または、出来ない見通しが高いと判明したとき。
    • 健康を害し、留学先での修学に困難があるとき
    • 留学希望大学において募集人員が減ったとき
    • 応募書類として提出する誓約書（プログラムにより異なる）の記載事項を守れないとき
    • その他、留学が適当でないと本学が認めるとき

    帰国後の活動

    プログラムによっては、事後報告会/オリエンテーション等への参加や研究報告書の提出の義務が課せられている場合があります。 留学前・中から確認し、予め準備しておくようにしてください。
    また、グローバルラーニングセンターが主催する各種プログラムの募集説明会や留学前の学生を対象としたオリエンテーション等において、留学希望/予定者との交流や体験談の発表等への参加を依頼することがあります。

    担当窓口

    海外留学プログラムに係る手続き等について、特に指定がない限りすべての確認・提出・問い合わせは、在籍する学部・研究科の担当係（以下所属部局担当係）にご連絡ください。